第 0 章 開始之前(系統概觀、角色權限、網址總表、登入與後台介面)

這一章帶你把「地基」打好:先搞懂 Kinsunn AI 是由哪兩個網站組成、你和同事各自該用哪一個、後台有哪幾種權限、每一頁的網址在哪、以及怎麼登入進來、進來之後畫面上每個東西是做什麼的。把這章讀完,後面各章要你「到某某頁做某件事」時,你都能立刻找到路。

0.1 網址總表(從這裡找任何一頁)

Kinsunn AI 的後台網址都以 app.kinsunn.com 開頭,真人客服用的對話中心以 chat.kinsunn.com 開頭。下面這張表把後台各頁的網址對應到本手冊章節,之後你只要看到一個網址,就能反查「這頁在講什麼、在第幾章」。

網址裡的 {帳號編號}、{文件編號}、{助理編號} 等大括號片段,代表會依你的實際資料代入的動態數字,不是要你原封不動照打。

未登入才會看到的頁面(本章 Ch0)

登入後的後台頁面(對應各章)

上表的章節對應是為了方便你翻閱,實際頁面內容以各章詳述為準。若你的畫面上少了某一頁,通常代表該功能在你目前的方案尚未開放(見 0.7)。

0.2 系統概觀:一套系統、兩個網站

Kinsunn AI 由兩個各自獨立的網站組成,帳號用途、登入方式都不同。搞懂這件事,之後就不會找錯地方。

一句話記住: 後台 = 「管設定」的地方;對話中心 = 「接對話」的地方。

怎麼確認自己現在在哪一邊:兩個網站用同一個「Kinsunn AI」字標,乍看很像。看左上角字標的右邊:有藍色的「後台管理中心」標籤,就是後台;沒有,就是對話中心。瀏覽器分頁標題也可以看——後台的登入頁會顯示「Kinsunn AI 後台管理中心」。

這功能能幫你什麼:把「管理」和「接客」分成兩個網站,好處是各司其職——老闆和管理者在後台專心把 AI 調好、看數字;真人客服在對話中心專心接對話,不會被一堆設定選項干擾,權限也不會互相踩線。

運作原理(白話):你在後台做的所有設定(AI 人設、知識庫文件、對話管道),都會即時生效到對話中心裡的 AI 客服身上。兩個網站背後共用同一份資料,只是把「設定介面」和「接客介面」拆成兩個入口而已。你不需要在兩邊各維護一份設定。

你和對話中心之間,只有一組登入身分:你在後台註冊的那組帳號密碼,就是你在整個系統唯一的登入身分。要進對話中心時,不需要、也不會有另一組對話中心的密碼——後台會幫你自動登入過去(見 0.6「一鍵進對話中心」)。

0.3 後台的三種角色

整個系統只有三種身分。三種都住在後台、都用同一個網址、同一組密碼登入,差別在於「登入後被帶到哪裡」、「能不能改東西」、「能不能管人」。

重點差別:

• 負責人 vs 管理員——唯一差別是「能不能管人」。負責人能邀請 / 移除同事、調整誰是什麼角色;管理員能做所有實際營運工作,但動不了團隊名單。
• 客服——只接對話,不碰設定。他跟大家用同一個網址、同一組密碼登入,系統看角色決定把他送去哪裡,所以他不必記兩個網址、也不必記兩組密碼。

每家公司註冊時建立的第一個帳號,自動就是「負責人」。負責人只有這一個,不能再多開一個,也不能被改成別的角色或被移除。

三種身分各自的流程

負責人 / 管理員

1. 到 app.kinsunn.com 登入 → 落在後台儀表板。
2. 日常在後台工作:上傳文件、調 AI 助理、看報表。
3. 需要看實際對話時,按「前往 Kinsunn AI 對話中心」→ 免密碼一鍵進入(見 0.6)。
4. (只有負責人)要加人或調整角色時,到「團隊成員」頁(第 4 章)。

客服

1. 由負責人在後台「團隊成員」頁邀請,角色選「客服」。
2. 收到邀請信 → 點連結 → 設定一組密碼(就這一組,沒有第二組)。
3. 之後每次上工:到 app.kinsunn.com 登入 → 系統自動把他帶進對話中心,他不會看到後台任何頁面。
4. 還有一步別忘了:邀請完成不等於他能開始工作。他還要被加進「對話管道的協作者」名單,才看得到對話、也才被指派得到(見 4.1)。團隊頁會在他那一列標出來。
5. 在對話中心按「登出」→ 回到 app.kinsunn.com 的登入畫面,兩邊一起登出。

改了某人的角色,他要重新登入一次才會生效。 角色決定他登入後被帶到哪裡,而那個判斷寫在登入憑證裡。所以改完角色後對方會被登出,重新登入就會落在正確的地方。

誰能邀請誰

• 只有負責人能邀請新成員,可以邀請「管理員」或「客服」。
• 「負責人」不能再邀第二個。
• 若嘗試邀請不允許的角色,系統會擋下並提示。
• 若對方 Email 已經是你的團隊成員,會提示:「此 Email 已是團隊成員。」
• 一個 Email 只能屬於一家公司。若對方的 Email 已經在別家公司的後台有帳號(不論他在那邊是什麼角色),系統會擋下並提示:「此 Email 已被其他公司的帳號使用。同一個 Email 只能屬於一家公司,請改用其他 Email 邀請。」為了保護對方公司的隱私,提示不會告訴你是哪一家。
  • 要邀的人真的同時服務兩家公司怎麼辦:請他用另一個 Email(例如公司信箱、或 Gmail 的 名字+公司@gmail.com 別名)接受這次邀請。後台是「一個帳號對應一家公司」的設計,同一個 Email 分身在兩家會讓他之後登入時無法選擇要進哪一家。
  • 若對方已經不在原本那家公司了,請原公司的負責人先到「團隊成員」頁把他移除,之後這個 Email 就能再次被邀請。

（邀請、改角色、移除成員的完整操作在第 4 章「團隊成員」頁詳述。)

權限是系統擋的,不是靠自律

角色權限由後端強制執行。客服就算直接輸入某個後台頁面的網址硬闖,也會被導回對話中心,而且他的帳號本來就沒有讀取那些資料的權限;管理員按了「邀請成員」也一樣會被擋下來。所以你把某人設成什麼角色,他就真的只能做那些事。

（部分方案)可邀請的成員數量、以及某些管理功能是否開放,可能因方案而異,實際以你的方案為準。

0.4 真人客服(在後台邀請,工作台在對話中心)

2026-08-29 起改了。以前真人客服是在對話中心開帳號的,和後台完全分開;結果是客服如果不小心打了後台網址,只會看到「帳號或密碼錯誤」,畫面上沒有一句話告訴他該去哪。現在所有人都從同一個入口登入,系統看角色決定把你送到哪裡。

真人客服的工作全部在對話中心(接客人對話),但他的帳號和密碼由後台管理:

• 新增真人客服 → 在後台的「團隊成員」頁邀請,角色選「客服」。他會收到一封邀請信,點連結、設定一組密碼,之後每次登入 app.kinsunn.com 就會被自動帶進對話中心。
• 客服不會看到任何後台頁面。他在後台唯一開得了的是「帳號安全」(改密碼、開兩步驟驗證)。
• 同仁離職時,在後台「團隊成員」頁移除他,對話中心的存取權會同時被收回。

這樣設計的好處:一個網址、一組密碼、一個地方管人。要停用一位同仁時,你只要動一個地方就夠了。

還有一個步驟不在後台:客服「負責哪些對話管道」是在對話中心的管道設定裡勾選的(協作者)。所以邀請完客服之後,記得去對話中心把他加進他該負責的管道 —— 否則他第一次登入會看到空白的對話清單。後台在你送出邀請後會直接提醒你這一步,並附一個一鍵過去的連結。

我該在哪裡開帳號 / 管理?

0.5 登入、註冊與各個入口頁

以下每一頁都是「還沒登入」時才看得到的頁面。逐頁說明它能幫你什麼、畫面上有哪些欄位、以及可能出現的提示訊息。

0.5.1 登入頁

網址:app.kinsunn.com/login

這功能能幫你什麼:用你的 Email 和密碼(或 Google 帳號)進入後台。

畫面元素:

• 左上角品牌區:「Kinsunn AI」字標,下面一行「後台管理中心」標籤——確認你進的是後台的登入頁。(2026-08 起對話中心已經沒有登入表單了,連過去只會看到一句「請至後台登入」和一顆帶你回來的按鈕,所以不會再認錯。)手機上這組會顯示在畫面正上方。
• 標題「歡迎回來」,副標「請輸入您的帳號資訊」。
• 「使用 Google 登入」按鈕——只有在你的登入畫面有出現這顆按鈕時才適用;沒出現代表這個功能尚未對你開放。點下去會用你的 Google 帳號登入,不用另記密碼。
  • 全公司只有這一顆 Google 按鈕(2026-08 起)。對話中心那邊本來也有一顆,已經拿掉了 —— 兩邊各有一顆等於同一個人有兩組登入方式、兩個地方要收回權限,所以收斂成這一個入口。
  • 🔴 第一次用 Google 登入會被擋下來,這是刻意的安全設計:如果這個 Email 已經有密碼帳號,系統會說「此 Email 已有密碼帳號。請先用密碼登入,再到『帳號安全』頁連結 Google」。先用密碼登入一次、去連結,之後就能一鍵登入。 這道關卡是為了防止有人只要拿到你的 Google 信箱就接管你的後台帳號。
• Email 欄位。
• 密碼欄位(右側有眼睛圖示,可切換顯示 / 隱藏密碼)。
• 登入按鈕(送出中會顯示「登入中⋯」)。
• 底部連結:「忘記密碼?」、「還沒有帳號? 立即註冊」。

兩步驟驗證(如果你有開啟):如果你在帳號安全頁開過「兩步驟驗證」,不論你是用密碼登入,還是按「使用 Google 登入」,都會多一個步驟,要你再輸入驗證 App(例如 Google Authenticator)顯示的 6 位數驗證碼才算登入成功。用 Google 登入時,Google 那關通過後會自動回到本頁並直接跳出這個驗證碼步驟。畫面會提示:

「您的帳號已啟用兩步驟驗證。請輸入您的驗證 App(如 Google Authenticator)顯示的 6 位數驗證碼。」

裝置遺失時,可點「改用備援代碼」,改輸入你當初保存的備援代碼(格式為「5 碼-5 碼」)。

⏱ 這一步有 5 分鐘的時限:密碼(或 Google)通過後,系統會給你一段 5 分鐘的驗證時間。找手機找太久超過了,畫面會顯示「驗證碼錯誤或已過期,請重新登入」——這不是你的代碼打錯,是時間到了,回到第一步重新登入一次即可。

完整的「什麼情況會要求第二道驗證」總表,見 10.5 帳號安全。

可能出現的提示訊息:

運作原理(白話,安全機制):

• 為了防止有人拿程式狂猜密碼,系統對登入次數設了兩道限制:同一個網路來源每分鐘最多試 5 次;同一個帳號連續猜錯太多次(預設 5 次)會被暫時鎖定約 15 分鐘。
• 貼心設計:系統會先確認你的密碼是不是對的,再決定要不要鎖。所以就算有壞人一直亂猜你的密碼想把你鎖在門外,只要你自己輸入的密碼是正確的,你仍然進得去——不會被別人的惡意嘗試連累。
• 不管是「這個 Email 沒註冊過」還是「密碼打錯」,系統一律回同一句「Email 或密碼錯誤」,不會告訴外人「這個 Email 到底有沒有註冊」,避免別人拿你的信箱來試探。

0.5.5 忘記密碼

網址:app.kinsunn.com/forgot-password

這功能能幫你什麼:忘記密碼時自助重設,不用聯絡客服。(有開啟兩步驟驗證的話,重設完還是要輸入一次驗證碼才能登入,見 0.5.6。)

• 只有一個欄位:「註冊時使用的 Email」。
• 按「寄送重設密碼信」後,不論這個 Email 有沒有註冊過,畫面都會顯示同一句:「若該 Email 有對應帳號,重設密碼信已寄出。請至信箱點擊連結(1 小時內有效)。」
• 唯一會擋下來的,是 Email 格式本身不合法,會提示「Email 格式無效」。

運作原理(白話):不論帳號存不存在都回同一句話,是刻意的防護——避免有人拿你的信箱來試探「這個人有沒有在用 Kinsunn AI」。真的有帳號的話,信才會寄出;重設連結 1 小時內有效,而且「同一時間只有最新一封有效」,舊的申請連結會自動失效。

0.5.6 重設密碼(從信件連結進來)

網址:app.kinsunn.com/reset-password

• 兩個欄位:「新密碼(至少 8 字元)」、「再次輸入新密碼」。
• 前端會先檢查兩次是否一致、長度是否足夠。
• 成功後直接幫你登入,進到儀表板,不用再回登入頁重打一次。
• 若連結無效 / 已用過 / 已過期,一律顯示「重設連結無效或已過期,請重新申請。」(三種狀況同一句,不透露差異)。
• 密碼改成功後,系統會另外寄一封「密碼已變更」通知信給你本人,讓你知道密碼被動過(萬一不是你本人操作,能及早察覺)。

如果你有開啟兩步驟驗證:新密碼一樣會立刻生效,但不會直接登入——畫面會多一步,要你輸入驗證 App 的 6 位數動態碼(或一組備援代碼)才進得去。

這是刻意的:能收到重設信只證明你進得了那個信箱,那和「知道密碼」一樣只是一道驗證。如果收信就能直接登入,任何人只要能看你的信箱,就等於完全繞過了兩步驟驗證——那正是你當初開它要防的事。

⚠️ 如果你在這一步關掉視窗、或驗證碼那 5 分鐘過期了:新密碼已經生效了。下次登入請用新密碼,舊密碼不再有效。你不需要再申請一次重設信,直接回登入頁用新密碼登入、再輸入驗證碼即可。(重設連結本身已經用掉了,不能再點第二次。)

驗證 App 和備援代碼都拿不到了怎麼辦:請聯絡平台客服,見 10.5 的「手機和備援代碼都不見了」。這是唯一的救援途徑,無法自助操作。

0.5.7 接受邀請(受邀者加入團隊)

網址:app.kinsunn.com/accept-invite

這功能能幫你什麼:被負責人邀請加入後台團隊的人,從這頁設定自己的密碼、正式加入。

• 進頁後會先顯示一張邀請摘要卡片:「<公司名稱> 邀請您以 <角色> 身分加入。」以及「邀請 Email:<你的信箱>」。角色會顯示成「管理員」或「客服」。
• 表單欄位:「您的姓名(選填,已預先帶入邀請人幫你填的名字,可改)」、「設定密碼(至少 8 字元)」、「再次輸入密碼」。
• 按「加入團隊」後直接登入完成。
• 若邀請連結無效 / 過期,會提示「邀請連結無效或已過期,請聯絡邀請人重新寄送。」
• 若你這個 Email 在別家公司的後台已經有帳號,會提示:「此 Email 已被其他公司的帳號使用,無法接受這個邀請。同一個 Email 只能屬於一家公司,請聯絡邀請人改用其他 Email。」請改用另一個 Email 請對方重寄邀請;原本那張邀請連結不會被作廢,在 24 小時內仍然有效。

受邀加入不用再驗證一次信箱:因為邀請信本身就寄到你的信箱、你點得到連結,系統視同你已經驗證過信箱,所以加入後直接就能用,不必再走一次 Email 驗證。

0.6 一鍵進對話中心

這功能能幫你什麼:讓你(後台的負責人 / 管理員)不用另記一組對話中心密碼,一鍵就自動登入對話中心。

被邀請進來的管理員也有這個功能。你在對話中心的身分是系統在你接受邀請時自動幫你開好的,不需要負責人再去對話中心邀請你一次,你也不會收到另一封信。萬一當下沒開成功(例如對話中心正好在維護),第一次按「前往對話中心」時系統會自動補開,你只要重按一次即可。客服則不必按這顆按鈕——他登入後就直接被帶進對話中心了。

兩個入口(兩顆按鈕做的事一樣,都會自動登入):

1. 後台頂欄的「前往對話中心」按鈕(最常用,見 0.7)。
2. 「對話管道」頁右上角的「至對話中心新增對話管道」按鈕——除了自動登入,還會直接把你帶到新增管道的表單(見 3.2)。

運作原理(白話):因為你從來沒有對話中心的密碼——你的後台帳號才是唯一的登入身分。當你要進對話中心時,後台會臨時跟對話中心要一組「只能用一次、5 分鐘內有效」的通行連結,再自動帶你進去。所以這組通行連結不能重複使用、也不能分享給別人(過期或用過就失效)。

萬一沒進去,你會看到什麼:

系統不會把你丟到對話中心的登入頁要你自己打密碼——你本來就沒有那組密碼,那樣做等於把你關在門外還不說原因。改成直接在畫面上告訴你原因:

0.7 後台介面總覽

登入之後,每一頁後台都套用同一個外框:上方一條頂欄、左側一欄導覽選單,中間才是各頁內容。手機上導覽選單會收進左上角的選單按鈕裡。

0.7.1 頂欄

由左到右:

1. 選單按鈕(手機才有)——點開左側導覽抽屜。
2. 品牌字標 +「後台管理中心」標籤——藍色標籤告訴你「現在這個網站是後台,不是對話中心」(見 0.2)。點字標或標籤都會回到儀表板。手機上也看得到,不會被收起來。
3. 你的公司名稱——顯示在標籤右邊的灰色小字。畫面較窄時(平板直式、手機)會自動隱藏,把空間讓給前面兩項。
4. 「前往對話中心」按鈕——一鍵自動登入對話中心(見 0.6),會開一個新分頁。等待期間按鈕會顯示「登入中…」。若沒成功,旁邊會直接說明原因(手機上改顯示在頂欄下方一整行,不會漏看)。手機上這顆按鈕只會顯示圖示(沒有文字),位置一樣。
5. 使用者選單(點你的 Email 或人像展開;手機上只顯示人像圖示),裡面有:
   • 你的名字 + 目前角色標籤(負責人 / 管理員)。
   • 顯示大小切換(見下)。
   • 「新手設定指引」——重新叫出設定指引卡(見 0.8)。
   • 「登出」(紅字)。

0.7.2 顯示大小(字級)切換

在使用者選單裡,有一個「小 / 中 / 大」三段切換。

• 預設是「中」(因為多數人反映瀏覽器原本的字太小,所以預設調大一階;選「小」才是回到瀏覽器原本大小)。
• 切換後整個後台介面會等比例放大或縮小(不只字,連按鈕、卡片一起),類似瀏覽器縮放,但是應用內的、而且會被記住。

運作原理(白話):這個偏好只記在你「這台電腦的這個瀏覽器」裡,不會跟著帳號跨裝置同步。所以換一台電腦、或清掉瀏覽器資料後,會回到預設的「中」,要再設定一次。

0.7.3 左側導覽選單(5 大分區,共 18 項)

導覽選單把後台功能分成 5 組:

• 你目前所在的頁面,選單上會用淡藍底、藍字、粗體標示。
• 進到某頁的子頁面(例如編輯某個 AI 助理)時,對應的上層項目仍會維持高亮。
• 未來若有新功能還沒正式上線,可能會以灰字加「即將推出」小標籤出現、暫時不可點。

（部分方案)某些項目(例如知識缺口、時效達成率)對應的功能若你的方案未開放,連結仍會顯示在選單上,但點進去可能看到空白或升級提示,實際以你的方案為準。

0.7.4 若你突然被導回登入頁

使用中如果畫面突然跳回登入畫面,通常是你的登入時效過期了(基於安全,登入狀態不會永久有效)。這不是故障,重新登入即可繼續。另外兩種情況也會:你的角色剛被變更(角色寫在登入憑證裡,換角色就得重新登入一次才會生效),以及平台對你的帳號執行過「強制登出」(例如懷疑帳號被盜)。

0.8 新手設定指引卡

這功能能幫你什麼:第一次登入時,儀表板最上方會出現一張「完成設定指引」卡片,列出「要讓 AI 開始服務客戶,還有哪幾步沒做完」,讓你不必自己摸索該去哪個頁面設定。

網址:app.kinsunn.com/dashboard(卡片就在儀表板頁面上,不是獨立頁面)

舊版曾經有一個獨立的分步驟「精靈」頁面(網址如 /onboarding),已於 2026-06-02 退役。舊書籤點進去會自動轉到對應的真實功能頁,不會出現找不到頁面的錯誤。現在的引導一律以這張「儀表板上的設定指引卡」為主。

卡片內容:

• 標題:第一次進來(帶歡迎詞時)顯示「歡迎,你的名字!」,否則顯示「完成設定指引」。
• 副標:「跟著這幾步,讓 AI 客服開始服務客戶(已完成 X/3)。」
• 一條進度條,進度百分比 = 已完成步驟數 ÷ 3,四捨五入。

3 個步驟:

• 已完成的步驟會打勾、整列變淡、不再顯示按鈕。
• 全部 3 步完成後,這張卡片會自動消失,不會一直佔版面。
• 曾經有第 4 步「邀請真人客服(選用)」,已於 2026-08-05 移除:它做的事在對話中心而不在後台,而且因為是選用的,只用 AI、沒有真人同事的公司永遠停在 3/4,卡片就再也不會自己消失。要邀請同事請直接到對話中心的成員設定頁,不影響這張卡片。
• 右上角有「X」可以主動關閉(關閉只影響「這台電腦這個瀏覽器」);想再打開,從頂欄使用者選單的「新手設定指引」即可重新叫出。

運作原理(白話,最重要的一點):每一步「完成了沒」,不是你自己勾選的,而是系統即時去看「你這家公司底下是不是真的有對應的資料」自動判定的:

• 上傳知識文件:你的知識庫裡文件數量 > 0 就算完成。
• 設定 AI 助理:你必須真的動手存過一次 AI 助理的人設(不論用快速模式或專家模式),系統一開始附的預設值不算數。
• 連接對話管道:你已經綁定過任何一個對話管道就算完成。

因為是「看真實資料」判定,所以:①你做了但畫面沒顯示完成,可能是資料還在同步,稍等或重新整理即可;②按「X」關閉卡片不會刪除任何資料,你已上傳的文件、設好的 AI 助理都還在,只是不再顯示這張提示而已。

黃金設定順序:① 上傳知識文件 → ② 設定 AI 助理 → ③ 連接對話管道。照這個順序做,AI 上線時該有的資料都會就位。之後若要讓同事一起顧對話,再到對話中心邀請真人客服即可。後面各章就是按這個順序展開。

0.9 本章小結

• Kinsunn AI = 後台(app.kinsunn.com,管設定)+ 對話中心(chat.kinsunn.com,接對話),你只有一組登入身分,進對話中心靠自動登入。
• 三種身分:負責人(能管人、權限最大)、管理員(能做事、不能管人)、客服(只進對話中心接對話)。三種都在 app.kinsunn.com 登入,差別在登入後被帶到哪裡。只有負責人能邀請,可以邀管理員或客服。
• 所有人都從 app.kinsunn.com 登入,系統依角色決定把你送到後台還是對話中心。
• 忘記密碼、接受邀請都有各自的自助頁面。
• 進後台後,靠頂欄(公司名、進對話中心、使用者選單)和左側 5 大分區選單找功能;儀表板上的設定指引卡帶你按部就班把 AI 設定上線。

接下來第 1 章,我們就從黃金順序的第一步——上傳知識文件——開始。