第 4 章 第四步:邀請團隊

到這一步,你已經上傳了知識文件、設定好 AI 助理、也連接了對話管道。最後一步,是把「一起管理這套系統的人」找進來。這一章教你怎麼邀請同公司的同事登入後台一起協作,以及怎麼區分「後台管理團隊」和「在對話中心值班的真人客服」這兩種不同的人。

黃金設定順序的第四步,就是:① 上傳知識文件 → ② 設定 AI 助理 → ③ 連接對話管道 → ④ 邀請團隊。

4.1 團隊成員頁:邀請同事一起管理後台

網址:app.kinsunn.com/team

這功能能幫你什麼

一個人管不完所有事。這一頁讓你(負責人)把後台(主控台)的存取權,分給同公司的同事——不用大家共用同一組帳號密碼,每個人有自己的登入身分,還能依照信任程度給不同權限:有人可以幫你上傳文件、調整 AI 助理設定,有人只能「看」不能「改」。需要時,你也能隨時調整某位同事的角色,或把離職、調職的人移除、收回存取權。

一句話:讓多人安全協作管理你的 AI 客服,而不必把「老闆的鑰匙」交給每個人。

(部分方案)可邀請的人數上限可能依你的方案而定,實際以你的方案為準。

頁面長什麼樣子

進入這一頁,你會看到:

1. 頁面標題:「後台團隊成員」。
2. 一段說明文字:「邀請同公司同仁加入。管理員使用本主控台;客服只會進入對話中心接對話,看不到後台。只有負責人可以邀請或移除成員。」這是固定說明,不是算出來的數字。
3. 成員清單卡片:白底圓角卡,左上角顯示目前有幾位成員(例如「3 位成員」),右上角有一顆藍色的邀請成員按鈕。
4. 成員清單:每一位成員一列,由上到下依加入時間排序。
5. 「邀請中」卡片(在成員清單下方):已經寄出邀請信、但對方還沒點連結加入的人都列在這裡(見 4.2 的「邀請中」一節)。這張卡一定會出現,即使一個都沒有,也會寫「目前沒有邀請中的帳號。」——這樣「沒有人待加入」和「這頁不管邀請」才分得出來。

成員清單:每一列有什麼

每一位成員的那一列,由左到右包含:

這個數字是「他在幾個管道裡」,不是「他手上有幾通對話」。 在管道裡代表他看得到那個管道的對話、而且你指派得到他;至於他實際接了幾通,看對話中心。 | 移除按鈕 | 一個垃圾桶圖示,滑鼠移上去會顯示「移除成員」。只有非負責人的那幾列才有這顆按鈕;負責人不能被移除。 |

為什麼客服需要多這一行:邀請一位客服,給的是「登得進對話中心」的身分;至於他接得到哪些對話,是由每個管道各自的「協作者」名單決定的,而那份名單留在對話中心設定。所以一位剛建好的客服如果還沒被加進任何管道,他登入後會看到空白的對話清單,而且你在對話中心按右鍵「指派客服人員」時也看不到他的名字。這一行就是把那個還沒做完的步驟標出來,免得你以為是系統壞了。

如果這一行顯示「目前讀不到管道指派狀況」,代表後台這次沒能問到對話中心(通常是暫時的),不代表這個人沒有管道 —— 重新整理,或直接到對話中心確認。

小提醒:負責人這一列永遠固定在清單裡,不能被改角色、也不能被移除。這是設計上刻意的保護——確保每個帳戶永遠有一位「最終負責人」,不會發生大家互相移除、最後沒人管得動的狀況。

「成員名額」這個數字怎麼算

卡片左上角顯示的是「已使用 {N} / {M} 個成員名額」,下面一行小字寫明這個數字由誰組成。算法是:

• 它 等於這一頁清單裡的成員列數,也就是你這個公司帳戶底下所有角色的人數總和,再加上已經寄出、對方還沒接受的邀請。
• 真人客服現在也算在內(2026-08-29 起)。以前客服屬於另一套帳號體系,不會出現在這份清單;現在客服由這一頁邀請、帳號也在這裡,所以他們就是清單裡的一列,一樣被計入這個數字。而這個數字就是你的方案成員名額所計算的對象 —— 詳見下面的 §4.8。
• 這份清單沒有分頁、沒有篩選,一次把全部管理成員列出來。因為負責人一定存在,所以這個數字至少是 1。

4.2 邀請新成員:完整步驟與每個欄位

怎麼做(完整流程)

1. 在團隊成員頁,點右上角的邀請成員按鈕。
2. 畫面中央會跳出一個「邀請新成員」的視窗(2026-08 起改成彈出視窗;以前是在頁面最下方展開,成員一多就容易看不到)。要關掉它:按取消、右上角的 ✕、鍵盤 Esc,或點視窗以外的地方都可以。
3. 填寫 Email(必填)、姓名(選填)、選擇角色。
4. 點送出邀請。
5. 送出成功後,會出現一段綠色訊息:「邀請信已送出!對方會出現在上方的「邀請中」清單,接受後才會變成正式成員。」這段訊息會停留約 2.5 秒,然後表單自動清空並收起。

如果你邀的是客服,視窗會多出一段黃色提醒,說明剩下的順序。這個順序不能顛倒:

1. 他先收信、點連結、設定密碼——也就是接受邀請。
2. 你再到對話中心,把他加進要他負責的那幾個對話管道。
3. 之後,那些管道的對話才指派得到他。

為什麼不能先做第 2 步:他還沒接受邀請之前,對話中心裡還沒有這個人(他在對話中心的身分是接受邀請當下才建立的),所以加不進管道。你想先設定好也做不到,不是操作錯誤。

卡在哪一步看成員清單就知道:他那一列顯示「尚未指派任何管道」= 還差第 2 步。

6. 對方會立刻出現在「邀請中」卡片裡,一直留到他接受邀請(那時就換到上面的成員清單)、或你按「取消邀請」為止。
7. 主動通知對方去收信。系統雖然會寄出邀請信,但受邀者往往不會一直盯著信箱,你口頭提醒一聲最保險。

「邀請中」:看得到誰還沒加入,可以重寄或取消(2026-08 新增)

以前這一頁只列出已經加入的人,所以邀請寄出去之後畫面上什麼都沒變——「到底邀了沒」「他是不是根本沒收到」完全看不出來。現在寄出的邀請會留在「邀請中」卡片裡。

每一列由左到右是:

幾個要知道的行為:

• 邀請連結只有 24 小時。過了就會標成「已過期」,對方點原本那條連結會看到「邀請連結無效或已過期」。這時候按「重寄」最快。
• 「重寄」會換一條新連結,舊的立刻失效。所以同一個人手上永遠只有一條有效連結,不會有兩條都能用。重寄成功會顯示「已重新寄出邀請信給 <Email>,新的連結 24 小時內有效。」
• 「取消」會先問你一次(「確認取消給 <Email> 的邀請?對方原本收到的連結會立刻失效。」),按確認後那一列就消失,對方手上的連結立刻不能用了。取消的是「還沒加入的邀請」,不會動到已經加入的成員——要移除成員請用成員清單那一列的垃圾桶(見 4.3)。
• 重複邀請同一個 Email 不會變成兩列。對同一個信箱再邀一次,等於換發新連結,清單上還是只有一列(角色以最後一次送出的為準)。
• 已過期的邀請不會馬上消失,會再留大約一週讓你有機會發現並重寄,之後系統才會自動清掉那筆紀錄。
• 負責人和管理員都看得到這張卡片(和成員清單同一組權限),但只有負責人按「重寄」/「取消」才會成功——同 4.3 的「畫面看得到,不代表按得動」。

表單每個欄位

角色只有兩種可選

邀請時,角色下拉只會給你兩個選項:

為什麼不能邀請「負責人」? 負責人是這個帳戶建立時就自動指定的唯一一位,不能再透過邀請多造一個。所以這一頁能邀請的,永遠只有「管理員」和「客服」兩種。

可能遇到的錯誤訊息

如果送出失敗,表單會用紅色顯示原因,常見的有:

4.3 改角色與移除成員(只有負責人能做)

改角色

在成員清單裡,把某位成員那一列的角色下拉切換成另一個(管理員 ↔ 客服),就會立即送出變更。切換的當下那一列會短暫變灰(代表正在處理)。

• 只能在「管理員」和「客服」之間互換。不能把人升成負責人。
• 不能改自己的角色(避免不小心把自己降級後,權限被鎖死)。
• 變更成功後,對方會收到一封通知信,告訴他新角色是什麼。

對方會被登出,這是刻意的。 角色決定他登入後被帶到哪裡(管理員進後台、客服進對話中心),而這個判斷是在登入當下寫進他的登入憑證的。所以改完角色後,對方目前開著的視窗會失效,需要重新登入一次新角色才會真正生效——他重新登入後就會被帶到正確的地方。

如果對方回報「你明明幫我改成管理員了,我一登入還是被丟進對話中心」,請他到 app.kinsunn.com/login 重新登入一次即可。

從管理員降成客服時要多做一步:管理員本來就能被指派到所有對話管道,降成客服之後就不是了——他只接得到「被加進協作者名單」的那些管道。降級後請到團隊頁看他那一列,若顯示「尚未指派任何管道」,就照著連結去指派(見 4.1)。

移除成員

點某位成員那一列的垃圾桶圖示,會先跳出一個確認視窗,問你「確認移除 {對方 Email}?」。按確認後,對方就會被移除。

• 只能移除「管理員」或「客服」;負責人不能被移除。
• 不能移除自己(系統會擋下,提示「無法移除自己的帳號。」)。
• 移除後,對方會收到一封「您的團隊存取權已移除」的通知信,並且立刻失去登入權限。這是真的把帳號拿掉,不是暫時停用。

「畫面看得到,不代表按得動」——很重要的一點

這一頁有個容易誤會的地方:邀請成員、改角色、移除這些按鈕,無論你是負責人還是管理員,畫面上都看得到。但實際上,只有負責人按下去才會成功。

如果你是「管理員」身分,點了這些操作,系統會擋下來並跳出錯誤訊息(內容大意是「您的帳號權限不足,無法執行此操作」),而不是直接把按鈕藏起來。

小提醒:所以請以「只有負責人能邀請 / 改角色 / 移除」為準。管理員雖然看得到這些按鈕,但按了只會拿到權限不足的提示。如果你是管理員、確實需要新增或移除同事,請找你們的負責人操作。

背後還有一層防盜監控

如果同一個帳戶在短時間內出現大量「被擋下的操作」,平台維運端會收到一則安全提示(可能代表帳號被盜用或有人誤操作)。這層監控對你不可見,也不影響正常使用,只是多一道保險。

4.4 管理後台的人 vs 第一線接對話的人(現在同一頁邀請)

這一節在 2026-08 大改過。 以前後台團隊和真人客服是兩套帳號、兩個邀請入口、兩組密碼;現在全部從這一頁邀請,每個人只有一組帳號密碼。如果你記得舊做法,以下才是現在的樣子。

全部的人都在這一頁。差別不在「帳號放哪裡」,而在「他來做什麼」:

一個人可以身兼兩者嗎? 一個人只有一個角色。負責人與管理員本來就進得去對話中心,而且本來就能被指派任何對話 —— 所以老闆自己想下海回訊息,不需要另開一個客服帳號,直接進去回就好。

反過來,把管理員降成客服,他會失去「到處都能被指派」這個附帶好處 —— 客服只接得到「被加進協作者名單」的那些管道。降級後記得到團隊頁看他那一列有沒有標「尚未指派任何管道」。

• 想邀請幫忙管理後台的同事 → 角色選管理員。
• 想邀請在第一線值班回覆客人的同事 → 角色選客服,然後別忘了到對話中心把他加進管道的協作者(見 4.1)。

小提醒:如果你在團隊成員頁找不到某位客服的名字,那代表他還沒被邀請(或還在「邀請中」尚未接受)。以前客服不會出現在這份清單,現在會。

4.5 運作原理(給你、也給客服機器人)

這一節用白話說明背後怎麼運作,方便你回答「為什麼會這樣」的延伸問題。

邀請信是怎麼運作的?

當負責人送出邀請,系統會替這位受邀者產生一組專屬的邀請連結,放進邀請信寄出去。這組連結有兩個重要特性:

1. 24 小時內有效。超過 24 小時,連結就失效,要重新邀請。
2. 只能用一次。對方點連結、設好密碼加入之後,這組連結就作廢,不能再被別人拿去用。

系統本身不會保存這組連結的原始內容——它只留一份「指紋」用來核對。這代表就算資料被看到,也沒辦法反推出那組連結。這是為了保護你的帳戶安全:邀請連結等於一把臨時鑰匙,用完即丟、過期即失效。

為什麼移除成員是「立刻」生效?

因為移除的當下,系統直接把那個人的帳號資料拿掉了(不是打個「停用」記號而已)。所以他下一次想登入或操作時,系統會發現「查無此帳號」,直接擋在門外。這也是為什麼移除前要跳確認視窗——這個動作收回得很徹底。

為什麼別人剛加入 / 剛被改角色,我的畫面沒馬上更新?

這一頁的清單,是在你「打開頁面的那一刻」抓一次最新資料。之後你自己做的邀請、改角色、移除,畫面會即時反映;但如果是別的負責人同時也在操作,你的畫面不會自動同步。這時只要重新整理頁面,就會看到最新狀態。

每個動作系統都會留紀錄

每一次邀請、移除、改角色,系統都會在後台留一筆安全紀錄軌跡(給平台維運端追蹤用,不會寄給你公司裡的任何人)。這是為了在需要追查「誰在什麼時候動了團隊成員」時有跡可循,屬於背景保護,你平常不會看到。

4.6 一個具體情境

假設你是「好順商行」的負責人,想找兩個同事幫忙:

1. 小美要幫你上傳新的產品文件、調整 AI 助理的回答語氣。 → 你到 app.kinsunn.com/team,點邀請成員,填小美的 Email、姓名「小美」,角色選管理員,送出。小美收到信、點連結、設密碼,就能登入後台幫你管內容了。

2. 阿宏要在第一線回客人訊息。 → 一樣邀請,但角色選客服。阿宏收到信、設密碼,之後登入 app.kinsunn.com 就會被直接帶進對話中心。別忘了還要把他加進對話管道的協作者(見 4.1),否則他看不到對話、你也指派不到他。

三個月後小美離職,你回到這一頁,在小美那一列點垃圾桶、確認移除,她就立刻失去登入權限,收到一封「您的團隊存取權已移除」的通知信。

後台團隊和第一線客服現在都從這一頁邀請,不必再到對話中心開第二組帳號。

4.7 角色權限速查

小提醒:管理員在團隊成員頁「看得到」邀請 / 改角色 / 移除按鈕,但按下去會被擋。真正能操作團隊成員的,只有負責人。

4.8 成員名額怎麼算

你的方案含有一定數量的成員名額。團隊成員頁左上角就是目前的用量:「已使用 2 / 3 個成員名額」。

哪些算進去

⚠️ 停用帳號不會釋放名額

在後台把一位成員「停用」,他仍然佔著一個名額。要真正把名額放回來,必須移除這位成員。 這是刻意的:停用只是暫時擋住登入,那個人的資料與設定都還在。

名額滿了會怎樣

邀請按鈕會變成灰色,按不下去,旁邊會說明原因。已經在團隊裡的人完全不受影響,照常使用。

如果你想加人但名額已滿,可以:

1. 移除不再需要的成員(注意:移除會同時收回他在對話中心的存取權,以及他名下正在進行的對話指派)
2. 取消還沒被接受的邀請
3. 需要更多名額請與我們聯繫

如果你的成員數已經超過名額

有些帳戶的成員數會多於方案含的名額(例如方案調整前就已經有比較多人)。這種情況下:

• 現有成員完全不受影響,所有人都能照常使用
• 只是在成員數降回名額以內之前,無法再新增成員
• 頁面上會顯示「目前 5 位成員(方案含 1 個成員名額)」而不是一個看起來像壞掉的分數

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