第 4 章 個人設定
這一章講「怎麼把對話中心調整成適合你自己的樣子」：改你的顯示名稱與頭像、設定回覆末尾要不要自動附上簽名檔、決定系統在什麼情況下通知你、以及把自己的可用狀態切成在線／忙碌／離線。第 0 章告訴你這些設定「在畫面的哪個位置」；這一章告訴你「每一項怎麼設、設了會發生什麼事」。
進入路徑：畫面左下角的頭像 → 展開個人資料下拉選單 → 進入你的個人設定頁。 網址：
chat.kinsunn.com/app/accounts/{帳號編號}/profile/settings
這些設定只影響「你自己這個帳號」，不會動到其他同仁，也不會改變公司整體的設定，你可以放心調整。
4.1 個人檔案（名稱、頭像、簽名檔）
這功能能幫你什麼
個人檔案決定「顧客與同仁看到的你是誰」。設定好顯示名稱與頭像，對話裡的每一則回覆都會清楚標示是你發出的；開啟簽名檔後，系統會自動在你送出的回覆末尾附上一段固定文字（例如你的職稱、姓名或一句問候），省得每次手打。
怎麼完整設定
- 從左下角頭像進入個人設定。
- 在個人檔案分類裡填寫或修改各欄位。
- 上傳頭像圖片、輸入簽名檔內容。
- 若要讓簽名檔自動附加，記得把「訊息附加簽名檔」開關打開。
- 按儲存讓變更生效。
逐項說明
| 欄位／按鈕 | 作用 |
|---|---|
| 顯示名稱 | 你在對話與成員列表中顯示的名字。顧客在對話裡看到的回覆署名，就是這個名稱。 |
| 頭像上傳 | 上傳一張你的大頭照或圖示，會顯示在對話訊息旁與成員列表。留空則使用系統預設圖示。 |
| 訊息簽名檔 | 一段可自訂的文字，會附加在你送出的回覆最末端。適合放職稱、聯絡資訊或固定問候語。 |
| 「訊息附加簽名檔」開關 | 控制簽名檔要不要自動附加。開啟時，每則你發出的回覆末尾都會自動帶上簽名檔；關閉時，簽名檔只是存著、不會自動出現。 |
運作原理（白話）
顯示名稱與頭像可以想成你的「識別牌」，掛在你經手的每一則對話上，讓顧客和同仁一眼認得出是誰在回。簽名檔則像是預先蓋好的一枚「落款章」：你把內容設定一次，之後只要開關是打開的，系統就會在你按送出時，自動把這枚章蓋在回覆的最後面，不必你每次重打。
小提醒
- 簽名檔只附加在「你手動送出」的回覆上；如果你只是把內容存起來卻沒打開開關，顧客不會看到它。
- 你的登入密碼與兩步驟驗證只在後台的「帳號安全」頁（
app.kinsunn.com/settings/security）管理，見 0.6；個人檔案這裡改的是顯示名稱、頭像與簽名檔。
4.2 通知偏好
這功能能幫你什麼
通知偏好讓你決定「系統在什麼情況下、用什麼方式提醒你」。設定得當，重要的對話（例如指派給你的新對話、有人在對話裡標記你）就不會被漏掉；反過來說，你也可以把不需要的提醒關掉，避免信箱或桌面被塞滿。
怎麼完整設定
- 進入個人設定，切到通知偏好分類。
- 分別針對「Email 通知」與「瀏覽器推播通知」勾選你想要被提醒的情境。
- 若要用瀏覽器桌面推播，第一次會需要在瀏覽器跳出的視窗按「允許通知」。
- 儲存後即刻生效。
逐項說明
| 通知管道 | 說明 |
|---|---|
| Email 通知 | 系統把提醒寄到你的登入信箱。適合你離開電腦、之後才回頭處理的情況。 |
| 瀏覽器推播通知 | 在你的電腦桌面直接跳出通知泡泡，就算對話中心的分頁沒開在最前面也看得到。反應最即時。 |
常見的可勾選觸發情境（每個管道可各自勾選）：
| 觸發情境 | 什麼時候會通知你 |
|---|---|
| 新對話指派給我 | 有一通對話被指派到你名下時。 |
| 被標記（mention） | 同仁在對話的內部備註裡用 @ 標記你、要你注意時。 |
| 對話狀態變更 | 你在追蹤的對話狀態改變（例如被標為已解決）時。 |
實際可勾選的情境項目會隨畫面呈現為準；若你的畫面上看到的選項與上表略有出入，以畫面實際文字為準。
運作原理（白話）
你可以把「Email 通知」和「瀏覽器推播」想成兩條各自獨立的提醒線路，兩條線路你都能單獨決定「哪些事要通知、哪些不要」。舉例來說，你可以只讓「新對話指派給我」走桌面推播（即時看到就處理），而讓「對話狀態變更」只寄 Email（不急，晚點看信就好）。
瀏覽器桌面推播的細節
- 桌面推播需要你先在瀏覽器允許通知權限，否則就算勾了也不會跳。
- 桌面推播支援桌面版瀏覽器與 Android 手機的 Chrome 瀏覽器。
- iPhone／iPad（iOS）的瀏覽器需要先把對話中心「加到主畫面」，之後才能收到推播。
- 桌面推播特別適合「離線但人還在電腦前」的情境：當你狀態設為離線、又有新訊息或被指派時，桌面會跳出通知提醒你。
小提醒
- 如果你完全收不到桌面通知，第一個要檢查的通常是「瀏覽器層級的通知權限有沒有被擋掉」，而不是這裡的設定。
- Email 通知與離線通知信（見 4.3）是兩件相關但不同的事：前者依你在這裡的勾選觸發，後者是你「離線時」的自動備援提醒。
4.3 離線通知信
這功能能幫你什麼
離線通知信是一道「你不在線上時的安全網」。當你把狀態切成離線，卻剛好有新訊息進來、有對話被指派給你、或有人在對話裡標記你，系統會自動寄一封通知信到你的信箱，確保這些事不會因為你當下不在而被埋沒。
運作原理（白話）
這是系統預設就開啟的機制。你可以把它想成一位替你顧攤的同事：只要你掛「離線」牌子離開，一旦有下面任一件事發生，他就幫你寄一封提醒信。
觸發條件（你的狀態為離線，且發生以下任一情況）：
| 情況 | 說明 |
|---|---|
| 有新訊息 | 你負責或相關的對話收到顧客的新訊息。 |
| 被指派 | 有一通對話被指派到你名下。 |
| 被標記 | 同仁在對話中用 @ 標記你。 |
小提醒
- 這封信是「離線狀態」專屬的備援；當你在線上時，即時提醒靠的是 4.2 的通知偏好（Email／桌面推播），而不是這封離線通知信。
- 你不需要另外設定就會收到；它與桌面推播互為補位——一個管道沒收到，另一個仍有機會提醒你。
4.4 可用狀態（在線／忙碌／離線）
這功能能幫你什麼
可用狀態告訴系統與同仁「你現在能不能接單」。它直接牽動「自動指派」：把新對話自動分派給客服的規則，只會派給狀態是在線的人。適時切換狀態，可以避免你在忙碌或離開時還被系統塞進新對話。
怎麼設定
- 即時切換：畫面左下角（頭像／帳號區）有一個狀態指示點與下拉選單，點開就能切換在線／忙碌／離線。
- 設定預設值：也可以在個人設定頁面裡設定登入後預設要用哪個狀態。
- 網址：
chat.kinsunn.com/app/accounts/{帳號編號}/profile/settings
逐項說明（三種狀態）
| 狀態 | 指示點顏色 | 意義 |
|---|---|---|
| 在線 | 綠點 | 正常接單。系統可以把新對話、被指派的對話推播給你，你也會被自動指派規則納入。 |
| 忙碌 | 橘／黃點 | 代表你人還在線上，但示意同仁「先別分我新對話」。 |
| 離線 | 灰點 | 不會被自動指派新對話；此時若有新訊息、被標記或被指派，系統會改寄離線通知信（見 4.3）。 |
運作原理（白話）與自動指派
把狀態想成櫃台前的一盞燈：亮綠燈（在線）代表「我開著，來客請進」，系統的輪值分派就會把新對話輪到你頭上；關燈（離線）代表「我先離開了」，系統就跳過你、改用寄信的方式留言給你，等你回來再看。
自動指派的運作方式：對話管道如果開了「自動指派」規則（輪流分派），系統只會把新對話輪流分給目前在線的客服。離線的人不會被系統自動塞單，但主管或同仁仍然可以「手動」把某一通對話指派給你——手動指派不受你的可用狀態限制。
小提醒
- 想暫時不被系統塞新單、又想讓同仁知道你只是短暫離開，可切「忙碌」；要完全離線並改由信件提醒，就切「離線」。
- 就算你是離線，主管仍可手動把重要對話指派給你，並觸發離線通知信；「離線」擋的是自動分派，不是全部提醒。
4.5 快捷鍵一覽
這功能能幫你什麼
熟悉快捷鍵能大幅加快你處理對話的速度，最常用的就是「不用滑鼠、直接鍵盤送出回覆」。
怎麼用
- 在個人設定選單裡點「顯示快捷鍵」，系統會叫出一張快捷鍵總覽的浮層，列出目前可用的鍵盤操作。
- 最常用的一個：在回覆輸入框內按 Ctrl／Cmd + Enter 即可送出回覆（採用 ✨ 建議回覆預填的草稿後，一樣用這組鍵送出）。
小提醒
- 快捷鍵浮層是「隨叫隨看」的說明卡，不是設定項；你不需要在這裡逐一開關，記住常用的幾組即可。
（部分方案）此章部分功能在較低方案可能未開放，實際以你的方案為準。