Kinsunn AI使用手冊
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第 6 章 Email(標準 IMAP／SMTP)

6.1 先看這裡

項目 內容
這是什麼 把你現有的客服信箱(例如 service@你的公司.com)接進來,顧客寄的信變成對話,AI 幫你擬回覆
預估時間 約 30 分鐘
要不要外部帳號 不用新申請,用你原本就有的信箱
誰接得起來 要拿得到信箱的帳號密碼(或應用程式專用密碼)與 IMAP／SMTP 設定值——這些通常在信箱管理者或 IT 手上
費用 免費(用你原本的信箱,不額外收費)
狀態 ✅ 可正式使用

本章寫的是標準做法:系統用你原本信箱的帳號密碼,透過任何信箱都支援的 IMAP／SMTP 通訊協定直接收信與寄信。所以不管你用哪一家的信箱服務(自家網域信箱、虛擬主機附的信箱、各種郵件服務商)都適用,不需要另外看某一家的專用教學;顧客收到的回信,寄件地址就是你自己的品牌信箱,感覺不到中間有系統。

6.2 步驟一:建立 Email 管道

  1. 依 0.2 進到「新增對話管道」頁 → 點「Email」卡片。

  2. 接著會出現一排供應商卡片,點「其他供應商」——這就是標準 IMAP／SMTP 路徑,適用所有信箱。

  3. 填兩個欄位:

    欄位 填什麼
    管道名稱 你自己辨識用,例:客服信箱
    Email 你要對外收信的信箱地址,例:[email protected]

  4. 按建立。這一步一定會成功(它還沒有去連你的信箱),真正的連線設定在下一步。

6.3 步驟二:先向你的信箱服務商索取六個值

打電話或開工單給你的信箱服務商(或主機商後台的「郵件設定 / Email 設定」頁),索取以下資訊:

要問的 常見值 說明
收件伺服器(IMAP) 例如 imap.你的網域 系統靠它收信
IMAP 連接埠 通常 993(加密方式 SSL/TLS)
寄件伺服器(SMTP) 例如 smtp.你的網域 系統靠它寄信
SMTP 連接埠 通常 465(SSL)或 587(STARTTLS) 兩個都可以,擇一
登入帳號 通常就是完整的 Email 地址 少數服務商只要 @ 前面那段
密碼 信箱密碼,或應用程式專用密碼 見下方提醒

兩個實務提醒

  1. 如果你的服務商有提供「應用程式專用密碼」,請優先使用(通常在信箱的安全設定裡產生)。好處是它只給這一個用途、可以隨時單獨撤銷,不必把主密碼交出來。
  2. 請服務商確認「IMAP 存取」是開啟的。有些信箱預設關閉 IMAP,不開的話帳密再正確也連不上。

⚠️ 有些信箱服務商已經全面停用「用密碼登入」(只接受該服務商官方的授權登入方式)。這種情況 IMAP 帳密怎麼填都會失敗。最常見的就是 Microsoft ——Outlook / Microsoft 365 請直接跳到 6.9 用一鍵連,不要在這一節浪費時間。

6.4 步驟三:把值填進去(順序很重要)

  1. 對話中心 → 設定 → 對話管道 → 點進剛建好的 Email 管道。
  2. 開啟「設定(Configuration)」分頁。
  3. 先填 IMAP(收信)區塊:收件伺服器、連接埠、登入帳號、密碼 →啟用並儲存。
  4. 存檔成功後,SMTP(寄信)區塊才會出現——這是正常的流程,不是畫面壞掉。填入寄件伺服器、連接埠、帳號、密碼 → 儲存。

頁面上方若出現一塊琥珀色的提示訊息,不影響 IMAP／SMTP 收發,可以直接往下做。

6.5 驗收

  1. 用一個外部信箱(例如你的私人信箱)寄一封信到你的客服信箱。
  2. 對話中心的收件匣應該在數分鐘內出現這通對話(收信是週期性檢查,不是即時,稍等一下是正常的)。
  3. 在對話中心回覆這通對話。
  4. 回到你的私人信箱,確認:
    • 收得到回信;
    • 寄件人地址是不是你期望的那一個(應該是你自己的品牌信箱)。

四點都對 = 通了。

6.6 讓你的信不會被判定成垃圾信(重要)

系統是「代表你的網域寄信」。如果你的網域沒有設定寄信驗證,對方的信箱可能會把回信丟進垃圾郵件,甚至直接退回。

請你的 IT 或網域管理者確認網域已設定:SPF、DKIM、DMARC 三項 DNS 記錄。這是網域層級的設定,一次做好就長期有效。

症狀對照:「顧客說沒收到回信,但對話中心顯示已送出」→ 十之八九是這三項沒設好。

6.7 常見卡關

症狀 原因 解法
儲存設定時出現 400／欄位錯誤 四個欄位沒填齊 伺服器、連接埠、帳號、密碼四項都要填
建立成功但一直收不到信 密碼錯、沒用應用程式專用密碼、或服務商沒開 IMAP 回 6.3 逐項確認
收得到信但寄不出去 SMTP 設定錯,或連接埠／加密方式不符 465 用 SSL、587 用 STARTTLS,兩者不要混
回信被退回、進垃圾信 網域寄信驗證沒設 回 6.6
顧客回信變成新的一通對話 部分信箱會改寫主旨或去掉引用標頭 屬正常現象,可用顧客的 Email 地址搜尋,把同一個人的對話一起找出來
信進來得很慢 收信是週期性檢查,不是即時推送 屬正常設計;急件建議引導顧客用即時管道

6.8 兩家常見信箱的實際值

上面 6.3 是通用做法。這兩家最多人用,值直接寫在這裡,不必再去問服務商。

Gmail(個人 @gmail.com)與 Google Workspace(公司網域)

Google 不接受你平常登入用的密碼,要另外產生一組 16 碼的「應用程式密碼」,而且必須先開啟兩步驟驗證。

  1. 開啟兩步驟驗證:Google 帳戶 → 安全性 → 兩步驟驗證。

  2. 產生應用程式密碼:到 Google 帳戶的「應用程式密碼」頁面(會要求再登入一次),取得 16 碼密碼。

  3. 填進對話中心:

    欄位 值
    收件伺服器(IMAP) imap.gmail.com
    IMAP 連接埠 993(SSL/TLS)
    寄件伺服器(SMTP) smtp.gmail.com
    SMTP 連接埠 465(SSL)或 587(STARTTLS)
    帳號 你完整的 Gmail 地址
    密碼 16 碼應用程式密碼,不是你的一般密碼
  • Gmail 的 IMAP 自 2025 年 1 月起永遠開啟,不需要再去設定裡打開。
  • 之後如果改了 Google 的主密碼,所有應用程式密碼都會失效,要重新產生一組。
  • Google Workspace 伺服器設定完全相同,但多兩個前提由貴公司的 Google 管理員控制:管理控制台要為組織開啟 IMAP 存取,而且管理員可能停用應用程式密碼、強制只能用 OAuth。應用程式密碼頁面打不開或一直連不上,請找 IT 管理員確認這兩項。

6.9 Outlook / Microsoft 365 用「一鍵連」,不要填帳密

Microsoft 的信箱不能用帳號密碼連,這不是設定問題,調欄位沒有用:

  • 個人 Outlook.com / Hotmail / Live:2024 年 9 月起停用密碼登入。
  • Microsoft 365(公司／學校):IMAP 密碼登入自 2022 年起永久停用。
  • 「應用程式密碼」對 Microsoft 信箱一樣無效。

改用一鍵連,而且比填帳密簡單 —— 不必跟 IT 要伺服器位址,也沒有密碼要保管:

  1. 依 0.2 進到「新增對話管道」頁 → 點「Email」。
  2. 這次不要點「其他供應商」,點「Microsoft」卡片。
  3. 會跳到 Microsoft 官方登入頁,用你要收客服信的那個信箱登入。
  4. Microsoft 會問你要不要授權 Kinsunn AI 讀取與寄送這個信箱的郵件 → 同意。
  5. 跳回對話中心,管道就建好了,不需要再填 IMAP／SMTP。

驗收方式跟 6.5 一樣:從外部信箱寄一封進來,在對話中心回覆,確認對方收得到。

公司 M365 帳號可能會多一關。 有些公司的資訊政策設定成「員工不可以自行授權第三方應用程式」。如果你在第 4 步看到需要管理員核准的訊息,請把這一頁轉給貴公司的 IT,由管理員代為同意即可 —— 這是貴公司租戶端的政策,不是 Kinsunn 這邊的限制。

授權後如果想收回,到 Microsoft 帳戶的「應用程式與服務權限」移除 Kinsunn AI 即可,不影響信箱本身。

卡住的話寫信給我們:[email protected]。

6.10 信件簽名

免費方案的信件簽名固定含「Powered by Kinsunn AI」字樣;付費方案可以在該管道的設定頁關閉或自訂成你自己的簽名。